Laskujen käsittely on valtavasti aikaa vievää arkipäiväistä työtä rakennusalalla, jossa hankkeisiin liittyy laaja alihankkija- ja toimittajaverkosto. Millainen prosessi taloudessa liikkuvan valtavan laskumäärän taakse kätkeytyy, mitkä ovat sen suurimmat kompastuskivet ja miten laskut saa toimitettua ja maksettua ajoissa?
Laskujen liikenne on monimutkaista. Yrityksissä laskut lähetetään ja vastaanotetaan nykyisin pääosin sähköisesti, mikä on sujuvoittanut niiden käsittelyä huomattavasti. Sähköistä prosessia on viety myös pidemmälle ja automatisoitu ja tässä ollaan Suomessa monia maita huomattavasti edistyneempiä. Valitettavaa kuitenkin on, että laskujen sähköistä liikennettä ei ole pystytty standardoimaan järin hyvin ja haasteita on edelleen, vaikka sähköiseen prosessiin on siirrytty jo vuosikymmeniä sitten. Standardeja kyllä on, mutta riittävän luotettavia ne eivät vielä kaikilta osin ole.
Edelleen törmätään haasteisiin, joissa toimittajan ja asiakkaan järjestelmät ja niiden toisilleen lähettämät sanomat eivät vain toimi keskenään. Automaattisiksi suunniteltuja toimenpiteitä joudutaan selvittelemään ja korjaamaan käsityönä, mikä aiheuttaa työtä ja jopa maksuviiveitä. Jatkuvasti kehittyvät ohjelmistot, robotiikka ja tekoäly lupaavat täysin tai lähes täysin automaattista laskuprosessia, mutta käytännössä tästä ollaan edelleen kaukana. Sen lisäksi että tässä kompastellaan Suomen sisällä, rajat ylitettäessä kompurointi kasvaa aivan omiin mittasuhteisiinsa.
Yritykset lähettävät myyntilaskunsa usein joko kokonaan ulkoistetun laskutuspalvelun kautta tai ainakin käyttävät niitä välikätenä oman toiminnanohjausjärjestelmänsä ja asiakkaan ostolaskujärjestelmän välissä. Usein laskun vastaanottaja on vielä ulkoistanut oman ostolaskujen käsittelynsä. Lisäksi myyjä on saattanut myydä omat myyntilaskunsa rahoitusyhtiölle ja ostaja saattanut vielä rahoittaa ostolaskunsa vastaavan osapuolen kautta. Näin myyjän ja asiakkaan välisen laskun elinkaari kiertää usean, tai jopa todella usean, välikäden kautta ennen perille saapumistaan. Puhumattakaan siitä, että itse maksusuorituskin saattaa vielä kiertää monen välikäden kautta ennen myyjän tilille päätymistä. Parannusta menneisyyteen on kuitenkin tapahtunut: paperilaskut eivät enää katoa matkalla vastaanottajan postilaatikkoon, kun sähköinen laskutus on käytössä. Bitteinä liikkuvat sähköiset laskusanomat voivat kuitenkin edelleen kadota, muuttua matkalla tai ainakin tehdä matkansa hämmästyttävän hitaasti. Sähköisten välikäsien määrä ketjussa nostaa näiden ongelmien todennäköisyyttä merkittävästi.
Laskujen käsittely voi olla hidasta.
Lasku saatetaan maksaa myöhässä siitä valitettavan yleisestä inhimillisestä syystä, että laskuja ei ole ehditty tarkastaa ja hyväksyä ajoissa. Hitaudelle on monia syitä. Ostolaskujen käsittely voi ruuhkautua, mikäli ostolaskujen käsittelyyn on liian vähän henkilöstöä tai työssä käytettävä ohjelmisto ei mahdollista sujuvaa ja nopeaa käsittelytyötä. Monelle liiketoiminnan henkilölle laskunkäsittely on kankeiden ohjelmistojen johdosta ”pakkopullaa”, mihin ei tartuta kovinkaan hanakasti päivittäin kuten pitäisi.
Toisaalta toimittajien laskut voivat olla tietosisällöltään puutteellisia tai vaikeaselkoisia, jolloin yksittäisen laskun aito tarkastaminen vie paljon aikaa. Lujabetoni on pyrkinyt räätälöimään oman toiminnanohjausjärjestelmänsä tuottamat laskut sisällöltään joustaviksi ja selkeiksi, jotta laskujen käsittely on asiakkaille sujuvaa. Kehitystyö on edelleen jatkuvaa ja arvostamme asiakaspalautetta laskuistamme.
Laskuja maksetaan myöhässä kassavarojen puutteesta johtuen. Erittäin valitettava tilanne on, mikäli laskun maksuviive johtuu yrityksen kassavarojen puutteesta. Kyky huolehtia maksuvelvoitteista ajallaan on yrityksen talouden perusta. Pohjimmiltaan kassavarojen puute johtuu siitä, että on sitouduttu suurempiin taloudellisiin velvoitteisiin kuin mitä yrityksen talous mahdollistaa, tai yritystä on kohdannut odottamaton taloudellinen takaisku. Jälkimmäisen juurisyyn aiheuttamista ongelmista kärsitään tällä hetkellä valitettavasti monella toimialalla koronasta johtuen. Näissä tilanteissa kannattaa olla aina yhteydessä laskuttajaan ennen laskun erääntymistä. Avoin yhteistyö hälventää epävarmuutta ja siihen ollaan lähes aina valmiita.
Lasku painostuskeinona. Rakennusalan arvoketjussa usein esiintyvä toimintamalli on käyttää laskunmaksua painostuskeinona toimittajaan päin, jolloin erilaisia kiistatilanteita pyritään saamaan ratkaisuun itselle edullisesti laskut ”piikkiin”, eli maksuestoon laittamalla. Vaikka tämä toiminta on yleisten sopimusehtojen vastaista, on se silti hyvin yleistä. Tähän voi varautua käytännössä vain yrityksen kassan vahvana pitämisellä, jolloin painostus on tehotonta ja kääntyy lakisääteisten viivästyskorkojen kautta itseään vastaan.
Miten laskut saadaan maksettua ajallaan? Laskujen käsittelystä johtuvia maksuviiveitä voidaan henkilöresussien lisäämisen lisäksi vähentää kehittämällä tai vaihtamalla laskujen käsittelyjärjestelmää. Kehittyneempi ostolaskujen käsittelyjärjestelmä voi ominaisuuksillaan sujuvoittaa ja nopeuttaa prosessia. Laskujen tietosisällöstä johtuvaa käsittelyyn kuluvaa aikaa voidaan vähentää sopimalla toimittajan kanssa tarkemmin laskujen tietosisällöstä, esimerkiksi koskien sitä miten tuotteet listataan laskulla, missä kohtaa laskua rahtikirjan numero ja tilaajan viite mainitaan ja niin edelleen.
Laskujen käsittely ja välittäminen on volyymilaji ja siksi se ulkoistetaan usein osin tai kokonaan siihen erikoistuneille toimijoille. Mittakaava tuo etuja. Toimija, joka lähettää, välittää tai käsittelee paljon laskuja, voi automatisoida prosessinsa pidemmälle kuin yksittäinen yritys. Iso laskumäärä alentaa yksittäisen laskun käsittelykulua. Myyntilaskujen välittäminen ei ole näkemyksemme mukaan rakennusalan yrityksen ydinliiketoimintaa. Siksi sen ulkoistaminen voi olla harkitsemisen arvoista jos sillä vapautetaan resursseja tärkeämpiin tehtäviin kuten asiakaspalveluun. Perusedellytys luonnollisesti on, että ulkoistettu kumppani pystyy tekemään työn tehokkaammin ja edullisemmin mittakaavaetujensa ansiosta.
Lujabetoni on ulkoistanut oman myyntilaskujensa elinkaaripalvelun. Ulkopuolinen palveluntarjoaja huolehtii myyntilaskumme automaattisesti Lujabetonin järjestelmästä asiakkaan järjestelmään, kunkin asiakkaan itse valitsemalla tavalla. Palveluntarjoaja huolehtii myös asiakkaiden maksuneuvonnan ja tarvittaessa perintätoimien suorittamisen asiallisesti. Ulkoistuksella on varmistettu, että laskuja koskeva rutiinineuvonta hoituu palveluntarjoajan toimesta, ja Lujabetonin reskontra-asiantuntijat voivat keskittyä suurempaa asiantuntemusta vaativiin tehtäviin. Ulkoistuksen myötä Lujabetoni pystyy myös hyödyntämään pidemmälle vietyä automaatiota.
Lasku voi jäädä maksamatta tahattomasti, jos lasku ei esimerkiksi ole ehtinyt ajoissa perille tai se on päätynyt väärän osoitteeseen. Järjestelmien aiheuttamat haasteet ja hitaasti liikkuvat laskut edellyttävät prosessien virheiden selvittämistä ja korjaamista, jotta turha selvittely- ja korjaustyöhön käytettävä kustannus saadaan minimoitua. Usein selvitystyö edellyttää lähettäjän, välikäsien ja vastaanottajan yhteistyötä jotta juurisyy selviää ja saadaan korjattua mutta se usein lopulta kannattaa tehdä, jotta prosessi toimii jatkossa luotettavasti.
Ostovelkojen maksuviiveet ovat erittäin kallista rahoitusta joka helposti johtaa yhä paheneviin ongelmiin. Muistutus-, perintä- ja korkokustannusten lisäksi ne rapauttavat maksajan luotettavuutta. Heikentynyt luottamus voi johtaa entisestään kiristyviin maksuaikoihin, mikä edelleen lisää maksuvaikeuksia. Merkittävistä viiveistä aiheutuvat maksuhäiriömerkinnät rapauttavat luottamusta yritykseen erittäin merkittävästi ja laajasti. Maksuviiveisiin ajautumista on ensisijaisesti vältettävä siten, että oman liiketoiminnan kokoon nähden ei oteta liian suuria riskejä. Rakennusalalla tämä mielestämme tarkoittaa, että yritykselle tulee huolehtia riittävän vahva kassapuskuri omalla pääomalla, lainalla tai pankkitililimiitillä. Tämä on huomattavasti pitkäjänteisempi ratkaisu kuin ostolaskurahoitus ja maksuajoista lipsuminen.
”Lasku on iloinen asia”, kuten palvelutarjoajamme sanoo. Tehdään siitä hyvällä yhteistyöllä sujuva sellainen!
Jukka Vehviläinen
Kirjoittaja on Lujabetonin talousjohtaja
